Dépôts

Que sont les dépôts institutionnels ?

Les dépôts institutionnels sont des collections numériques rassemblant les articles parus au sein d'une université ou d'un institut de recherche. Bien que les orientations des dépôts institutionnels puissent varier (par exemple, certaines universités disposent de dépôts dédiés à l'enseignement/l'apprentissage pour le matériel éducatif), dans la plupart des cas, ils sont créés afin d'offrir le Libre Accès aux produits de recherche de l'institution, ce qui est l'objectif ici. Vous trouverez ici un bref compte-rendu du développement des dépôts institutionnels.

Actuellement, il existe environ 1500 dépôts dans le monde. Sur les trois dernières années, leur nombre a augmenté en moyenne d'un dépôt par jour. Les statistiques concernant leur nombre et l'endroit où ils se trouvent sont disponibles dans le Registre des Dépôts en accès libre (ROAR) et dans le Répertoire de Dépôts à libre accès (OpenDOAR). Vous retrouverez également une représentation en carte sur Repository66.

Les dépôts respectent un ensemble de normes techniques fixées au niveau international qui impliquent d'exposer de la même manière de base les métadonnées (les détails bibliographiques tels que les noms des auteurs, l'affiliation institutionnelle, la date, les titres des articles, un extrait, etc.) de chaque objet qu'ils contiennent. Autrement dit, ils sont « interopérables ». Ce protocole commun auquel ils adhèrent tous s'appelle le protocole OAI-PMH - pour Open Archive Initiative Protocol for Metadata Harvesting (Protocole de Collecte de Métadonnées de l'Initiative des Archives Ouvertes). Le contenu de chaque dépôt est ensuite indexé par des moteurs de recherche internet tels que Google et Google Scholar, créant ainsi des bases de données Open Access en ligne des recherches mondiales en libre accès. Au fil de l'augmentation de l'auto-archivage (le processus par lequel les auteurs déposent leur travail dans les dépôts), le corpus du Libre Accès représentera une proportion de plus en plus large de la littérature savante.

Que contiennent les dépôts institutionnels ?

Le contenu premier des dépôts est la littérature publiée dans les revues évaluées par les pairs. Une collection des articles publiés dans les revues provenant d'une institution, proposée en Open Access grâce au dépôt, confère au programme de recherche de l'institution une visibilité au niveau mondial et augmente son impact. Chaque auteur profite également de la même augmentation de visibilité pour son travail, et de l'impact qui en découle.
Les données des recherches étant de plus en plus créées sous forme numérique, les dépôts sont aussi des endroits où les auteurs peuvent déposer les données qui étayent leurs articles finaux. De plus en plus de bailleurs de fonds de recherche demandent aux bénéficiaires de leurs bourses de publier leurs données en Open Access, une fois qu'ils ont eux-mêmes analysé et publié leurs résultats à partir des données. Ceci a pour but de permettre aux autres chercheurs d'utiliser les données pour vérifier les résultats, afin de les comparer à leurs propres données et de les réutiliser d'une manière ou d'une autre pour générer de nouvelles données et connaissances. Les groupes de données peuvent être de différentes natures - feuilles de calcul, photographies, fichiers audio, fichiers vidéo, représentations d'œuvres artistiques, diagrammes, graphiques, etc. Il peut même s'agir d'« objets complexes », c'est-à-dire de combinaisons de plusieurs types de données, telles que des groupes de données numériques relevant des schémas météorologiques avec les images satellite correspondantes.
La majorité des dépôts institutionnels contiennent également des livres ou des chapitres de livres. Les livres sont souvent écrits en vue d'un bénéfice financier (droits d'auteur sur les ventes), auquel cas les auteurs pourraient être réticents à les déposer gratuitement dans un dépôt. Dans ces cas-là, il est toujours important que le livre soit déposé, en affichant les métadonnées (titre, auteur, synopsis, détails sur l'éditeur, etc.), mais le texte peut être « caché » aux lecteurs. Si les métadonnées sont visibles, cela signifie que le livre est pris en compte dans les procédures d'évaluation de l'institution, son existence est connue des lecteurs potentiels et il peut être localisé par les moteurs de recherche internet. Toutefois, il est de plus en plus évident que lorsque le contenu entier d'un livre est visible dans un dépôt, les ventes de ce livre augmentent très souvent. C'est parce que la visibilité dans le dépôt fait mieux connaître le livre et en effectue la promotion auprès d'une audience qui pourrait ensuite acheter le livre s'il semble pertinent dans le cadre de ses travaux. Cette démarche est très similaire à ce qu'Amazon propose avec son option « Chercher au cœur ».

Outre les types de contenus décrits ci-dessus, les dépôts institutionnels contiennent souvent des thèses, des mémoires et autres documents relatifs aux recherches tels que des exposés.

Les avantages d'un dépôt pour une institution

Fonctions et bénéfices d'un dépôt pour une institution :
• Ouvre les articles publiés par une université au monde entier
• Maximise par conséquent la visibilité et l'impact de ces articles
• Présente l'université aux groupes cibles intéressés - personnel potentiel, étudiants potentiels et autres parties intéressées
• Collecte et répertorie les documents numériques
• Gère et mesure les activités de recherche et d'enseignement
• Fournit un espace de travail pour les tâches en cours, ainsi que pour les projets collaboratifs ou de grande ampleur
• Permet et favorise les approches interdisciplinaires de la recherche
• Facilite le développement et le partage de matériels et d'aides pédagogiques numériques
• Soutient les efforts des étudiants en offrant l'accès aux thèses et mémoires, ainsi qu'un lieu pour le développement de portfolios en ligne

Qui utilise les dépôts institutionnels ?

Étant donné que Google et les autres moteurs de recherche internet indexent le contenu des dépôts, toute personne possédant un accès à l'Internet peut trouver un article ou un groupe de données dans un dépôt d'université ou d'institution de recherche par une recherche internet. Mais les dépôts sont également utilisés de bien d'autres manières. Les utilisateurs peuvent rechercher dans un dépôt spécifique s'ils savent qu'un chercheur en particulier travaille dans cette institution. Ils peuvent aussi suivre un lien provenant du site internet ou du blog d'un autre chercheur. Bien que ces « références » spécifiques ne soient pas rares, la manière la plus courante d'arriver dans un dépôt, pour quelqu'un qui cherche, est de loin grâce à un moteur de recherche internet comme Google. Les données de Les Carr sur la manière dont est utilisé le dépôt de l'Université de Southampton ont montré que les moteurs de recherche internet étaient responsables de 64 % du trafic utilisateur vers le dépôt. Ceci souligne l'importance que revêtent ces « bases de données de la recherche mondiale » informelles créées par les moteurs de recherche internet pour les dépôts et leurs institutions.

Durabilité des dépôts 

Les dépôts représentent un certain coût de base pour une institution mais il existe plusieurs façons de le réduire. La durabilité d'un dépôt dépend en grande partie de la quantité d'efforts nécessaires pour le remplir. Un dépôt rempli par l'auto-archivage - c'est-à-dire par les chercheurs qui déposent leurs propres articles - coûte beaucoup moins à une institution qu'un dépôt où la bibliothèque effectue tout le travail de dépôt. Idéalement, l'activité de dépôt devrait demeurer raisonnablement stable sur toute l'année.

Pour s'assurer que les chercheurs déposent régulièrement leurs travaux, il faut disposer d'une politique de Libre Accès correcte qui les oblige à mettre leurs travaux en Libre Accès et qui explique pourquoi ceci est important pour eux et pour l'institution.

Comment se situent les dépôts dans le paysage de la communication savante ?

Les dépôts constitueront une partie permanente et extrêmement importante du processus de communication savante. Leur rôle premier est de fournir la littérature en Libre Accès. En outre, des services peuvent être ajoutés aux dépôts pour proposer des fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, un service de compte-rendu de l'utilisation fournit aux auteurs et à l'institution des informations sur la manière dont est utilisé le contenu du dépôt. Un service de recherche peut aider les utilisateurs à trouver plus facilement des sujets spécifiques. Un service qui organise le contenu de différentes manières spécifiques peut aider les auteurs, par exemple, à télécharger une liste d'articles dans leur CV, ou aider les institutions à évaluer le programme de recherche de l'institution ou à rapporter des données aux gouvernements ou pour d'autres exigences statutaires. Nous abordons peut-être une époque où les dépôts joueront un rôle formel dans le processus de publication. Les dépôts peuvent rassembler des articles des auteurs d'une institution quand ils sont prêts à être évalués par les pairs et un service d'évaluation par les pairs les rassemblera à partir des dépôts pour les traiter. Plusieurs signes montrent que c'est déjà le cas. Quelques éditeurs de la communauté savante encouragent les auteurs à les avertir lorsqu'un article a été déposé dans un dépôt et qu'il est prêt à être évalué par les pairs et publié. Certaines presses universitaires travaillent main dans la main avec le dépôt lors de la publication de livres d'auteurs de l'institution.

Notes d'information

Note d'information sur les dépôts institutionnels
Note d'information sur les aspects commerciaux des dépôts institutionnels pour les administrateurs et les gestionnaires de recherches
Note d'information sur les dépôts institutionnels pour la gestion et l'évaluation de la recherche

Autres ressources

Un exposé en portugais sur le Libre Accès pour les recteurs d'université (Powerpoint) (PDF)
Un diagramme décrivant les types de services pouvant être inclus dans les dépôts est disponible ici. L'étude sur les liens vers les dépôts et les services qui peuvent y être inclus, à partir de laquelle le diagramme est extrait, est ici et l'annexe technique est ici.
Fonctions et bénéfices d'un dépôt pour une institution :
• Ouvre les articles publiés par une université au monde entier
• Maximise par conséquent la visibilité et l'impact de ces articles
• Présente l'université aux groupes cibles intéressés - personnel potentiel, étudiants potentiels et autres parties intéressées
• Collecte et répertorie les documents numériques
• Gère et mesure les activités de recherche et d'enseignement
• Fournit un espace de travail pour les tâches en cours, ainsi que pour les projets collaboratifs ou de grande ampleur
• Permet et favorise les approches interdisciplinaires de la recherche
• Facilite le développement et le partage de matériels et d'aides pédagogiques numériques
• Soutient les efforts des étudiants en offrant l'accès aux thèses et mémoires, ainsi qu'un lieu pour le développement de portfolios en ligne