Un dépôt où figurent les produits des recherches en cours est très utilisé dans le monde entier. Là où les produits étaient auparavant visibles uniquement pour ceux qui disposaient d'un accès grâce à des abonnements à des revues académiques, un dépôt présente les productions d'une université sur Google et sur d'autres moteurs de recherche internet. Le retour consiste en une augmentation de la visibilité et de la présence d'une université sur l'Internet ainsi qu'un impact plus important lorsque la recherche rendue disponible de cette manière est utilisée par d'autres et sert de base à leur travail. Vous trouverez ici une étude de cas sur la manière dont un dépôt bien rempli augmente fortement l'impact global d'une université.
L'aspect commercial d'un dépôt
L'aspect commercial d'un dépôt ne peut pas reposer sur la promesse d'un retour financier puisque générer de l'argent n'est pas au centre de la mission commerciale des dépôts numériques. En revanche, le dépôt s'ajoute à d'autres opérations IT de l'institution (bibliothèque numérique, système de courriel, pages internet de l'institution) pour aider à remplir des objectifs stratégiques. Un dépôt s'aligne sur les valeurs fondamentales d'une institution orientée vers la recherche en soutenant son objectif consistant à permettre et diffuser une recherche de haute qualité. En outre, il offre un outil de gestion de l'information permettant de contrôler et d'évaluer l'activité de recherche. L'aspect commercial réside dès lors en une augmentation de la visibilité de l'institution, en une amélioration sensible de l'impact pour sa recherche, en une augmentation de l'efficacité du marketing de l'institution, en une amélioration de la gestion des biens intellectuels, en une évaluation plus aisée des produits de la recherche, en une facilitation de la recherche collaborative et interdisciplinaire et en une facilitation du flux de travail des chercheurs et des enseignants.
Les avantages d'un dépôt
• Ouvre les produits de l'université au monde entier
• Maximise par conséquent la visibilité et l'impact de ces produits
• Présente l'université aux groupes cibles intéressés - personnel potentiel, étudiants potentiels et autres parties intéressées
• Collecte et répertorie les produits numériques
• Gère et mesure les activités de recherche et d'enseignement
• Fournit un espace de travail pour les tâches en cours, ainsi que pour les projets collaboratifs ou de grande ampleur
• Permet et favorise les approches interdisciplinaires de la recherche
• Facilite le développement et le partage de matériels et d'aides pédagogiques numériques
• Soutient les efforts des étudiants en offrant l'accès aux thèses et mémoires, ainsi qu'un lieu pour le développement de portfolios en ligne
Durabilité du dépôt
Un dépôt est durable s'il contribue de manière efficace à l'agenda des administrateurs de l'université en termes d'aide à la gestion de la recherche, de maximisation de l'impact des citations et d'amélioration de la visibilité internationale de l'institution. Le soutien aux administrateurs est crucial pour la durabilité politique et financière d'un dépôt vu que les besoins en personnel sont minimisés par l'adoption d'une politique institutionnelle claire. Meilleure est la politique au départ - conçue pour impliquer entièrement le personnel de recherche dans le dépôt de ses propres travaux (un processus connu sous le nom d'auto-archivage) - moins le personnel doit consacrer du temps à rassembler du contenu pour le dépôt de manière continue. Les dépôts des institutions disposant d'une politique obligatoire formelle sur le dépôt des produits de la recherche peuvent fonctionner avec un minimum de temps consacré par le personnel qui, dès lors,
collecte du contenu de manière très efficace. Les institutions avec des politiques faibles ou sans politique ont continuellement besoin de personnel pour justifier leur existence et leur objet et elles ne rassemblent qu'une faible proportion des produits de leur université.
Services du dépôt
L'engagement des chercheurs peut encore être encouragé par des services du dépôt qui offrent des outils utiles à leurs travaux ou des moyens de les aider à gérer activement la diffusion de leurs produits. Certaines universités créent des services à l'aide de leurs dépôts, aussi bien à des fins internes que pour les utilisateurs extérieurs. Voici des exemples de services que peuvent utiliser l'université et ses chercheurs :
• Utiliser le dépôt comme outil de gestion pour l'exercice d'évaluation de la recherche
• Mesurer l'utilisation et l'impact des produits de la recherche de l'université
• Promouvoir les activités de recherche de l'université
• Fournir un outil de marketing pour l'université
• Générer des CV et des listes de références personnelles
Voici des exemples de services pour les utilisateurs extérieurs :
• Publier des revues électroniques
• Servir de base ou de lien pour la publication de monographies de recherche par la presse universitaire
• Rendre les thèses de doctorat disponibles dans le monde entier
Aspect logiciel du dépôt
Les logiciels les plus fréquemment utilisés sont les suivants :
• EPrints (développé par l'Université de Southampton)
• DSpace (développé au MIT)
• FEDORA (développé par l'Université Cornell et l'Université de Virginie)
Combien coûte un dépôt ?
Certains dépôts ont coûté d'énormes sommes mais le coût moyen pour mettre en place un dépôt universitaire en Europe tourne autour de 10 000 € (10 000 $). Les frais récurrents permanents peuvent également varier considérablement.
Coût d'installation
La plupart des types de logiciels permettant de faire faire fonctionner des dépôts sont libres (c'est-à-dire gratuits). Le matériel exigé peut consister en un simple ordinateur de bureau ou un serveur de fichier, le premier coûtant quelques centaines d'euros et le dernier autour de 1 500 euros. Certaines institutions utilisent les serveurs existants disposant d'assez de place pour ce faire. Les fournisseurs commerciaux proposent également des services de mise en place (avec ou sans hébergement) du dépôt si une université ne souhaite pas s'en charger en interne.
Les exigences en matière de personnel varient en fonction des ambitions de l'institution par rapport au dépôt, mais le supplément de personnel pour installer un dépôt tourne en général autour de 1,5 à 3,0 ETP pour une période de six mois à un an. Ceci comprend une phase de planification initiale qui permet aux différentes parties intéressées (bibliothécaires, spécialistes IT, administrateurs de l'université, décideurs en matière de recherche) de décider des objectifs principaux du dépôt et du programme de sa mise en œuvre.
Frais récurrents
La plupart des universités consacrent entre 0,5 et 2,5 ETP pour faire fonctionner le dépôt. Dans la plupart des universités, le dépôt est géré par la bibliothèque : le personnel existant peut assumer parmi ses tâches certaines responsabilités au niveau du dépôt, ou un gestionnaire de dépôt spécifique peut être désigné. Une assistance temporaire est souvent procurée sous la forme d'un job d'étudiant. Le personnel du dépôt réalise un certain nombre de tâches qui peuvent inclure le contrôle de la qualité, le dépôt de contenu et la promotion du dépôt au sein de l'institution.
Ressources complémentaires
Téléchargez notre Note d'information sur les dépôts institutionnels pour les administrateurs des institutions.
Cliquez ici pour obtenir un aperçu des aspects commerciaux des dépôts institutionnels
Cliquez ici pour une présentation Powerpoint sur les dépôts et la stratégie institutionnelle
