La formulation optimale suivante d'une Politique Institutionnelle de Libre Accès pour [institution] est recommandée afin d'intégrer les embargos des éditeurs :
Le [nom de l'institution] attend des auteurs d'articles qui rendent compte de recherches publiques qu'ils maximisent l'accessibilité, l'utilisation et les applications de leurs résultats. À cette fin :
Le [nom de l'institution] :
(1) exige que des copies électroniques de tous les articles scientifiques qui ont été acceptés pour la publication dans une revue évaluée par des pairs, et qui sont financés en tout ou en partie par des fonds publics, soient déposées dans le dépôt numérique institutionnel immédiatement après l'acceptation pour la publication ;
(2) exige que les métadonnées (titre, auteurs, affiliation institutionnelle, nom de la revue qui a accepté l'article) soient rendues publiques à partir du moment du dépôt de l'article de recherche ;
(3) exige que le texte entier soit rendu public au plus tard six mois après la publication de l'article de recherche ;
(4) encourage les auteurs à conserver la propriété du droit d'auteur des articles publiés quand cela est possible
La politique devrait être accompagnée d'une explication destinée aux auteurs concernant la raison pour laquelle le Libre Accès des résultats de recherche est souhaitable tant pour eux que pour l'institution. La FAQ suivante peut également être incluse afin de fournir des informations contextuelles supplémentaires :
En tant qu'auteurs, les chercheurs tirent un avantage du fait que leurs articles scientifiques disposent d'une diffusion bien plus large et peuvent être lus sans restriction par quiconque disposant d'un accès à l'Internet. Ceci augmente l'impact de leurs recherches. En effet, de plus en plus de preuves montrent que les articles en Libre Accès sont cités de 25 % à 250 % plus que les articles, de la même revue et de la même année, dont l'accès n'est pas libre. En tant que lecteurs, les chercheurs tirent un avantage du fait qu'ils pourront de plus en plus consulter et utiliser le texte entier de toutes les recherches publiées dans leur domaine, pas seulement des recherches qui leur sont accessibles via les abonnements que leur institution peut se permettre de souscrire.
Primo, les recherches de [nom de l'institution] seront plus accessibles aux chercheurs du monde entier, et donc mieux connues et plus largement utilisées et citées. Le prestige des chercheurs de haut rang de [nom de l'institution] augmentera ; même les chercheurs moins connus gagneront en exposition et en impact. Secundo, toutes les recherches de [nom de l'institution] seront accessibles à tous les entrepreneurs de [nom de l'institution] et au grand public disposant d'un accès à l'internet. Cela présente un avantage tant commercial que culturel. Tertio, les données d'accès, d'utilisation et de citation concernant ces recherches seront de plus en plus disponibles et analysables afin de contribuer à déterminer les stratégies et politiques des chercheurs, des institutions et des nations.
Le manuscrit définitif de l'article de recherche de l'auteur devrait être déposé. Il s'agit de la version définitive propre à l'auteur, telle qu'acceptée pour la publication dans la revue, incluant toutes les modifications résultant du processus d'évaluation par les pairs. (En outre, le dépôt de versions prépublications avant l'évaluation par les pairs est le bienvenu, si l'auteur souhaite une priorité et un feed-back des pairs plus rapides, mais ceci n'est évidemment pas exigé. Dans certains cas, les éditeurs peuvent autoriser que leur propre version publiée, soit en SGML/XML ou en PDF, soit déposée également ; cette pratique aussi est la bienvenue, mais n'est pas exigée.)
Une version électronique du manuscrit définitif de l'auteur, résultant de recherches financées, en tout ou en partie, par des fonds publics doit être déposée immédiatement après avoir été acceptée pour la publication.
Les auteurs décideront bien entendu toujours dans quelle revue ils souhaitent publier leurs articles de recherche. Ils devront simplement s'assurer qu'une copie de l'article définitif, évalué par les pairs, soit déposée dans leur dépôt institutionnel immédiatement après que l'article a été accepté pour la publication.
Vous devriez consulter la politique individuelle de la revue qui est présentée sur :
http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php ou http://romeo.eprints.org/publishers.html. Environ deux tiers des revues autorisent cette pratique. Si la revue dans laquelle vous souhaitez publier ne l'autorise pas, n'oubliez pas que votre contrat vous oblige en priorité par rapport à l'institution et ensuite par rapport aux éditeurs de revue.
Les obligations contractuelles des auteurs envers cette institution, consistant à mener des recherches, prévalent sur tout accord contractuel avec la revue dans laquelle les résultats de ces recherches sont publiés (hormis la brève période de transition pendant laquelle cette nouvelle politique est annoncée pour la première fois). Par conséquent, les auteurs peuvent garantir au préalable que tout accord contractuel ultérieur pour la publication de leurs recherches respectera l'accord contractuel précédent de l'auteur avec l'institution, en informant la revue qu'ils sont actuellement soumis à l'obligation de déposer leur travail dans un dépôt en Libre Accès. Les règles de [nom de l'institution] sont obligatoires et contraignantes pour tous les employés menant des recherches dans l'institution.
Cette politique s'applique aux publications et articles de recherche originaux (primaires) évalués par les pairs qui ont été financés, en tout ou en partie, par des fonds publics. Cette politique ne s'applique pas aux chapitres de livre, aux éditoriaux ou aux critiques de livre, bien qu'ils soient les bienvenus dans le dépôt de [nom de l'institution] si les auteurs souhaitent les rendre disponibles, et ils bénéficieront de la même augmentation de visibilité et d'impact que les articles de revue.